Blog

10 Tipps für die Inventarverwaltung Ihrer Kunst

Sie überlegen gerade, ob Sie die Verwaltung und Dokumentation Ihrer Kunstwerke, Sammlung oder Ihrem Nachlass professionell angehen sollen? Wenn man sich mit der professionellen Kunstverwaltung beschäftigt, können viele Fragen aufkommen. Besonders dann, wenn Sie sich vorher mit dieser Thematik noch wenig beschäftigt haben. Vielleicht Fragen Sie sich, welche Informationen man überhaupt erfassen muss, was eine Inventarsoftware alles können muss oder wieso es einen Unterschied zwischen Lagerort und Standort Ihrer Werke gibt?

In unserem Glossar zum Thema Inventarverwaltung von Kunst erklären wir Ihnen kurz und verständlich die wichtigsten Begriffe zur Dokumentation Ihrer Kunstwerke und zeigen Ihnen, welche grundlegenden Informationen eine Datenbanksoftware wie ARTBUTLER CLASSIC erfassen können sollte.

Inventarnummer

Eine Inventarnummer ist die eindeutige Kennzeichnung eines Werks, die der systematischen Erfassung und Identifikation Ihrer Werke dient. Diese Nummer sollte für jedes Werk oder Objekt vergeben werden und einmalig sein, damit es nicht zu Verwechslungen kommt. Besonders wenn Künstler in Serien arbeiten und keine Titel verwenden, ist eine eindeutige Inventarnummer wichtig. Eine Inventarnummer kann aus Nummern, Ziffern und Sonderzeichen bestehen. Die Vergabe der Nummern sollte dabei immer nach dem gleichen Schema erfolgen. Dieses Schema können Sie individuell festlegen: so können Ihre Inventarnummern beispielsweise durch enthaltene Kürzel auch eine Bedeutung transportieren, z.B. „PH“ für Photography oder „PICA“ als Kürzel für den Künstler Picasso. So könnte dann eine Inventarnummer „PH-1234“ für die 1234igste Photography in Ihrem Archiv oder „PICA/M 2“ für das zweite Gemälde von Picasso verwendet werden und Sie wüssten schon anhand der Inventarnummer einiges über das damit verbundene Werk.

Bestand

Unter einem Bestand versteht man alle in Ihrem Besitz befindlichen Werke und Objekte. Dabei können Sie durchaus mehrere Bestände besitzen und verwalten (z.B. mehrere Sammlungen, einen Nachlass, etc.). Nicht zuletzt für die Steuer ist es wichtig, Ihre Bestände zu trennen. Hier ein Beispiel: Sie und Ihr/e Ehepartner/in haben eine Sammlung. Ein Teil der Werke stammt aus dem Besitz Ihres/r Partners/in vor der Hochzeit. Ein anderer Teil gehört Ihnen als Paar (als Rechnungsnehmer) und der Rest der Sammlung ist Eigentum Ihrer Firma, deren Vorsitz aber nur einer von Ihnen führt. Trotzdem hängen alle Werke in der gleichen Wohnung oder liegen im gleichen Lager. Um hier nicht durcheinander zu kommen müssen Sie diese Bestände getrennt voneinander verwalten und erfassen.

Standort vs. Lagerort

Wenn Sie damit beginnen Ihre Kunst professionell zu verwalten, sollten Sie den Standort und den Lagerort Ihrer Werke getrennt erfassen können. Warum? Der Standort ist der Ort, an dem sich Ihr Werk jetzt gerade befindet. Das kann im Lager sein, in der Galerie, auf einer Messe oder in einem Museum. Der Lagerort gibt hingegen an, wo Ihr Werk üblicherweise gelagert wird (z.B. Ihr Archiv oder ein Außenlager). Haben Sie beispielsweise ein Werk als Leihgabe an ein Museum (Standort) gegeben, möchten Sie am Ende der Leihzeit wissen, wohin das Werk gebracht werden soll (Lagerort). Der Lagerort kann dabei auch sehr detailliert beschreiben, wo das Werk im Lager steht, beispielsweise „Regal 2, Box B“. Können Sie auch diese Info genau erfassen, organisieren Sie Transporte leichter und  finden Ihre Werke im Lager schneller wieder, auch wenn Sie verpackt sind.

Auflagenummer

Die Auflagenummer gibt den genauen Umfang einer Auflage an. Das ist zum Beispiel wichtig, um Fälschungen auszuschließen oder den Wert eines Exemplars einer Auflage zu bestimmen. Dieser richtet sich u.a. nach der Anzahl an Exemplaren: so macht es einen Unterschied, ob die Auflage 3 oder 300 Exemplare umfasst. Die Auflagenummer ist im besten Fall auch ein Bestandteil der Inventarnummer, um das Exemplar eindeutig zuzuordnen.

Ankauf / Verkauf

Ankauf und Verkauf sind getrennt voneinander zu betrachtende Werte, da Sie extrem unterschiedlich ausfallen können. Der Ankaufswert gibt den Preis an, zu dem Sie ein Werk gekauft haben. Dieser Wert ändert sich nicht mehr. Der Verkaufspreis kann aber sowohl vor als auch während des Verkaufsprozesses geändert werden, auch abhängig von Ihrem Ankaufswert. Noch wichtiger wird die Erfassung, wenn Sie einen Ankauf in einer Fremdwährung vornehmen und wenn Sie ein Werk zuerst für 6.000€ angeboten und dann für 5.000€ verkauft haben. Die richtige Dokumentation dieser Werte ist deshalb auch für Ihre Buchhaltung sehr wichtig.

Listenpreis und Kosten

Der Listenpreis gibt an, was ein Werk jetzt gerade Wert ist (Marktwert). Die Kosten geben an, welche Ausgaben Sie rund um dieses Werk hatten: z.B. Rahmung, Transportkosten, Versicherung, Restaurierung, etc. Je höher ein Werk im Wert ist, desto höher sind auch die Kosten die damit verbunden sind. Darunter fällt z.B. auch die Erstellung eines Echtheitszertifikates: für einen Warhol brauchen Sie eine Warhol-Spezialisten, für einen Picasso einen Picasso-Spezialisten, der die Echtheit des Werks schätzt. Damit sind hohe Kosten verbunden, die Sie dokumentieren müssen, wie z.B. auch die An-und Abreise der Spezialisten.

Kommission

Verkaufen Sie als Galerist Werke Ihrer Künstler, basiert diese Zusammenarbeit in der Regel auf Kommissionsbasis. Das heißt, ein Künstler gibt Ihnen seine Werke, die Sie ausstellen und verkaufen können. Im Falle eines Verkaufs, werden beide Parteien am Gewinn beteiligt. Diese Kunstwerke sind elementarer Bestandteil der Galeriearbeit und die Galerie hat über die Kommissionsware ein Verfügungsrecht, hat diese Arbeiten aber nicht angekauft. Für Ihre Dokumentation und Buchhaltung ist es wichtig, dass Sie einen Überblick über Ihren Kommissionbestand behalten. Besonders nach Abrechnungen von Messen, Ausstellungen und nach zwischenzeitlichen Verkäufen müssen diese Informationen aktualisiert werden.

Maße

Ein wichtiger Bestandteil für Ihre Werksdokumentation ist das Erfassen von Werksmaßen wie Höhe, Breite und Tiefe essentiell. Diese Maße müssen strukturiert erfasst werden können (ein Feld für Höhe, eines für Breite etc.), denn nur dann können Sie in Ihrem Onlineinventar gezielt danach suchen oder sortieren. Darüber hinaus ist es sinnvoll, auch andere Maße wie z.B. Rahmenmaße oder die Maße eines Sockels für eine Skulptur oder die Maße der Verpackung zu erfassen, die je nach Objekt sehr unterschiedlich ausfallen können. Gerade für die Organisation von Transporten im Rahmen von Leihgaben, Messen oder Verkäufen erleichtern solche Angaben den Umgang mit den Kunstwerken.

Bilderfassung

Bilder Ihrer Werke sind mit der wichtigste Bestandteil Ihres Inventars, da diese schnell an Interessenten verschickt werden können, Ihren Websitebesuchern einen optimalen Eindruck Ihrer Kunst vermitteln und z.B. auch im Lager oder für Transportboxen verwendet werden können. Dafür müssen Sie Ihre Bilder richtig in Szene setzen, um damit eine Idee von Materialität und Dimensionen zu vermitteln. Für ein Werk sind dafür oft mehrere Bilder nötig wie Installationsansichten, Detailaufnahmen etc., die häufig von einem professionellen Fotografen gemacht werden. Auch für Ihre Fotos gilt die richtige Dokumentation zu beachten: mit Namen des Fotografen, Copyright-Hinweisen, ggf. Kommentaren und Titeln (z.B. „Rückansicht“, „Installationsansicht Art Basel 14, 2017“).

Zertifikat

Ein Zertifikat belegt die Echtheit eines Kunstwerkes und spielt beim Wiederverkauf eine wichtige Rolle. Handelt es sich um ein zeitgenössisches Werk, zertifiziert der Künstler selbst die Echtheit seines Werkes. Das entsprechende Zertifikat wird beim Verkauf dem Käufer ausgehändigt. Wichtige Infos, die auf dem Zertifikat nicht fehlen dürfen sind: die Inventarnummer zur eindeutigen Identifikation des Werkes, eine Abbildung, Infos zu besonderen Merkmalen wie eine Signatur. Diese könnte zum Beispiel so aussehen: „Rückseitig signiert und datiert: John Doe, 2017“.

 

 

Suchen Sie noch nach einer professionellen Datenbanksoftware die all das kann? Dann sehen Sie sich unsere Kunstmanagement Software ARTBUTLER CLASSIC an!

ARTBUTLER CLASSIC kennenlernen