AuthorJana

Messeplanung 3.0 – Interview mit Setareh Gallery

In der Rubrik „User Stories“ lassen wir unsere Kunden zu Wort kommen. Sie erzählen von Ihren Erfahrungen mit unseren Produkten im Arbeitsalltag. Die Setareh Gallery nutzt seit Herbst 2018 den fairplanner von cura3D  für die Messevorbereitung. Christina Wigger, verantwortlich für die Messeplanung der Galerie, hat uns dazu im Interview mehr erzählt.

ARTBUTLER: Wann planen Sie welche Messe?

Christina Wigger: In der Regel fangen wir mit der Konzeption einer Messe ca. 2- 3 Monate vor Beginn an, jedoch variieren die Vorläufe auch mit den Anforderungen an die jeweilige Show. Um mit der Planung beginnen zu können, muss nur die genaue Standgröße und die Positionierung in der Messehalle feststehen. Dann bereite ich verschiedene Modelle in cura3D vor und sobald wir uns für eine Stand-Architektur entschieden haben, kann der Grundriss an das Messe-Bau Team geschickt werden.

A: Mit welchen Werken planen Sie die Messen, z.B. wenn die Arbeiten von KünstlerInnen noch nicht fertiggestellt sind?

W: Wir arbeiten in diesem Fall mit Platzhaltern. Wenn wir z.B. die Maße der Werke bereits kennen, verwenden wir bereits vorhandene Werke des Künstlers aus unserer Datenbank ARTBUTLER CLASSIC, um einen ersten Eindruck im 3D-Modell erhalten zu können. Hierfür erstellen wir in ARTBUTLER CLASSIC eine Werkgruppe mit Arbeiten, die sich dafür eignen können und laden sie ins Programm.

A: Warum haben Sie sich für cura3D entschieden, welche Situation konnten Sie dadurch verbessern?

W: Zuvor haben wir mit herkömmlichen Modellen aus Architektur-Pappe gearbeitet. Der Zeitaufwand war enorm hoch: Die Bilder und Ausstellungswände mussten manuell kleingerechnet und ausgeschnitten werden. Jede Änderung erforderte, dass wir die die gesamte Architektur neu aufbauen mussten. Besonders bei großen Ständen mit komplexer Architektur hat dieser Prozess viel Zeit in Anspruch genommen.

Durch cura3D können wir jetzt unfassbar viel Zeit einsparen! Ich habe jetzt gerade z.B vier völlig unterschiedliche Varianten eines Standes in nur 60 Minuten gebaut. Man kann sehr schnell Ideen testen und mit Varianten experimentieren. Und neben der Modellansicht bietet die 3D Ansicht die wunderbare Möglichkeit, in der Perspektive von BesucherInnen die Wirkung der Hängung auf sich wirken zu lassen.

A: Was ist für Sie der größte Nutzen/ Vorteil von cura3D ?

W: Die Zeitersparnis ist eindeutig der größte Vorteil. Die begründet sich vor allem in der Kooperation zwischen cura3D und unserer Datenbank ARBUTLER. In nur zwei Minuten ist eine angelegte Werkgruppe in den fairplanner importiert und ich kann die automatisch im Maßstab verkleinerten Werke auf den Wänden hängen. Dazu kann ich mit nur wenigen Klicks mit sämtlichen Wandfarben experimentieren. Die Planung ist schneller, flexibler und deutlich kreativer geworden.

 

 

Wir bedanken uns bei Christina Wigger (Sales & Communication) von der Setareh Gallery für das Interview und das bereitgestellte Bildmaterial. Hier geht es zur Website der Galerie.

Installation view SETAREH GALLERY, Photograph: Ivo Faber / © Grace Hartigan Estate. / © The Michael (Corinne) West Estate. / © 2018 Helen Frankenthaler Foundation, Inc./ VG Bild-Kunst, Bonn 2018.
Courtesy Gagosian / Charlotte Park  © James Brooks and Charlotte Park Foundation.

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Was das Geldwäschegesetz für den Kunsthandel bedeutet

In einem Bereich, in dem hohe Kaufpreise kein Aufsehen erregen, Barzahlungen durchaus üblich sind, wenig gesetzliche Regulierung herrscht und über die Identität von Käufer und Verkäufer gern Stillschweigen vereinbart wird, besteht immer auch die Gefahr für Geldwäschezwecke missbraucht zu werden. Regierungen wiederum haben es sich zum Ziel gesetzt, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung stärker zu bekämpfen, weswegen auch der Kunsthandel dank seiner Marktbesonderheiten mehr und mehr in den Fokus der Gesetzgebung gerät. Was bedeutet das für die Akteure?

Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass diese Liste keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Auch wenn wir alle Informationen mit angemessener Sorgfalt recherchiert haben, übernehmen wir keinerlei Gewähr in Bezug auf die Richtigkeit, Genauigkeit, Aktualität, Zuverlässigkeit und Vollständigkeit dieser Informationen und für allfällige Rechtsfolgen, die sich aus der Umsetzung dieser Informationen ergeben.

Inhalt

1. Was ist Geldwäsche?

2. Betrifft mich das Geldwäschegesetz überhaupt?

3. Wie erfülle ich meine Pflichten aus dem Geldwäschegesetz?

4. Was mache ich, wenn mein Vertragspartner ein erhöhtes Risiko aufweist?

5. Rechtliche Grundlagen

 

1. Was ist Geldwäsche?

Geldwäsche ist das Einspeisen, Verschleiern und Integrieren von illegal erworbenen Vermögensgegenständen in den legalen Wirtschafts- und Finanzkreislauf. Hier sind die drei Phasen der Geldwäsche anhand von Beispielen erläutert:

  1. Einspeisen: Illegal erworbenes Bargeld wird in den Finanz-/ oder Wirtschaftskreislauf eingespeist. Mit illegalem Geld werden Luxusgüter wie Kunst oder wertvolle Autos gekauft. Diese werden dann außer Landes gebracht und wieder verkauft.
  2. Verschleiern: Ziel dieser Phase ist es, eine Rückverfolgung zum Ursprung des Geldes unmöglich zu machen. Etwa indem der Verkäufer anonym bleibt und man als Herkunft eines Kunstwerks „Collection of a Gentleman“ angibt. Oder man verkauft Kunst über Sitzgesellschaften im Ausland, die nur dazu dienen, die Herkunft des wirtschaftlich Berechtigten zu verschleiern.
  3. Integrieren: In dieser Phase lässt man das Geld wieder in den regulären Wirtschaftskreislauf einfließen. Beliebt ist auch die Überfakturierung, indem man Kunst von geringem Wert zu stark überhöhten Preisen kauft oder verkauft.

2. Betrifft mich das Geldwäschegesetz überhaupt?

Kunsthändler sind als Güterhändler „Verpflichtete“ nach dem Geldwäschegesetz. Das bedeutet, bestimmte Pflichten, wie z. B. die Meldepflicht bei einem Verdacht oder Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, müssen erfüllt werden. Auch Sorgfaltspflichten und ein Risikomanagement gehören dazu, Güterhändler sind davon allerdings ausgenommen, es sei denn:

 

 

 

  • wenn sie Barzahlungen über mindestens 10.000 Euro tätigen oder entgegennehmen oder
  • wenn etwas darauf hindeutet, dass die Vermögenswerte, die bei der Transaktion oder Geschäftsbeziehung eingesetzt werden, im Zusammenhang mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung stehen (erhöhtes Risiko). Dies gilt auch, wenn kleinere, in Zusammenhang stehende Beträge zusammen diesen Wert erreichen.

Die Sorgfaltspflichten müssen unabhängig von Schwellenwert und Zahlungsart erfüllt werden, wenn der Vertragspartner ein erhöhtes Risiko zur Geldwäsche aufweist. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Geschäfte anonym ablaufen sollen oder wenn der Vertragspartner in einem Hochrisikoland ansässig ist. Hilfestellung bei der Definition und Ermittlung von Risikofaktoren bietet die Anlage 2 des Geldwäschegesetzes.

Generell verfolgt das Geldwäschegesetz einen risikoorientierten Ansatz, was bedeutet, dass die zu ergreifenden Maßnahmen immer in Relation zu dem ermittelten Risiko stehen. Sprich, bei einem höheren Geldwäscherisiko, auch in Einzelfällen, steigen die Anforderungen an das Risikomanagement, bei niedrigem Risiko ist eine Reduzierung der Maßnahmen möglich.

3. Wie erfülle ich meine Pflichten aus dem Geldwäschegesetz?

Ein Kerngedanke des Geldwäschegesetzes ist das „Know your customer“ Prinzip. Je besser man seinen Geschäftspartner kennt, desto sicherer kann man einen Missbrauch zu Geldwäschezwecken ausschließen. Dort setzen auch die allgemeinen Sorgfaltspflichten (§ 10 GwG) an, die hier auf einen Blick zusammengefasst werden:

  • Vertragspartner und für ihn auftretende Personen (z. B. der Geschäftsführer oder andere Bevollmächtigte) mittels Ausweiskopie identifizieren, überprüfen und die Identifizierung dokumentieren
  • wirtschaftlich Berechtigte namentlich identifizieren (der Vertragspartner ist zur Offenlegung verpflichtet)
  • Informationen über Zweck der Geschäftsbeziehung einholen
  • Abfrage politisch exponierte Person (PEP-Risiko)
  • Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung und der Transaktionen

Vier Pflichten – vier Schritte:

1. Risikomanagement

Gehört man zu der Gruppe von Verpflichteten, die ein Risikomanagement umsetzen muss, so ist ein erster Schritt, interne Sicherungsmaßnahmen in seinem Unternehmen zu etablieren. Dazu gehören Verfahrensanweisungen und interne Grundsätze zur Geldwäscheprävention sowie regelmäßige Schulungen und Zuverlässigkeitsüberprüfungen der Angestellten. Je nachdem, ob es von der zuständigen Aufsichtsbehörde die Anweisung dazu gab, muss ggf. auch ein Geldwäschebauftragter installiert werden.

Desweiteren gehört zum Risikomanagement eine dokumentierte Risikoanalyse, die folgende Faktoren bewertet: Kunden-, Produkt-/Dienstleistungs-, Transaktionsrisiko sowie geographische Risiken. Die Analyse muss regelmäßig überprüft und ggf. aktualisiert werden.

2. Identifizierung

Der nächste wichtige Schritt zur Erfüllung der Pflichten ist die Identifizierung des Vertragspartners, die immer bei Begründung einer Geschäftsbeziehung durchgeführt werden sollte. Wurde der Vertragspartner bereits zu einem anderen Zeitpunkt identifiziert, müssen die Angaben risikoorientiert überprüft werden bzw. erneut erhoben werden, wenn sich die Umstände geändert haben.

Bei der Identifizierung werden folgende Angaben dokumentiert:

Bei natürlichen Personen (Privatperson, Einzelunternehmen)

  • Vorname und Nachname,
  • Geburtsort, Geburtsdatum,
  • Staatsangehörigkeit und
  • eine Wohnanschrift

Die Überprüfung der Angaben kann wahlweise anhand eines amtlichen Ausweises oder durch elektronische Verfahren,  z. B. elektronischer Identitätsnachweis oder qualifizierte elektronische Signatur, erfolgen.

Bei juristischen Personen und Personengesellschaften (GmbH, OHG, KG, Verein)

  • Firma, Name oder Bezeichnung,
  • Rechtsform,
  • Registernummer (falls vorhanden),
  • Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung,
  • Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter,

Die Überprüfung der Angaben kann wahlweise anhand eines Auszugs aus dem Handelsregister oder aus vergleichbaren Registern (bzw. dokumentierte Einsichtnahme) oder Vorlage von Gründungsdokumenten erfolgen.

3. Aufzeichnen und Aufbewahren

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Dokumentation, um bei einer Kontrolle oder Verdachtsmeldung alle wichtigen Informationen und seine ergriffenen Maßnahmen nachweisen zu können.

  • Die im Rahmen der allgemeinen Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und eingeholten Informationen (z. B. zum Vertragspartner, der Geschäftsbeziehung, Transaktionsbelege, etc.)
  • Informationen über die Durchführung und Ergebnisse der Risikoanalyse
  • Die daraufhin ergriffenen Maßnahmen
  • Untersuchungsergebnisse über außergewöhnliche Transaktionen und Erwägungs- und Entscheidungsgründe im Hinblick auf Sachverhalte, die eine Verdachtsmeldepflicht auslösen könnten
  • Bei juristischen Personen die getroffenen Maßnahmen zur Ermittlung von wirtschaftlich Berechtigten

Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die pflichtauslösende Geschäftsbeziehung endet. In den übrigen Fällen beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe festgestellt worden ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen unverzüglich zu vernichten.

4. Verdacht melden

Sollte sich einer dieser drei Tatbestände erfüllen, besteht nach dem Gesetz eine Meldepflicht:

  • Ein Vermögensgegenstand, der mit einer Geschäftsbeziehung in Zusammenhang steht, stammt aus einer strafbaren Handlung, die eine Vortat der Geldwäsche darstellen könnte
  • Ein Geschäftsvorfall, ein Vermögensgegenstand oder eine Transaktion steht im Zusammenhang mit Terrorismusfinanzierung
  • Vertragspartner legt die Identität des wirtschaftlich Berechtigten nicht offen

„Bei der Abklärung, ob es sich um einen Verdachtsfall handelt, darf der Verpflichtete sich nur auf Tatsachen stützen und darf sich nicht allein auf Gerüchte oder Mutmaßungen berufen. […] Vielmehr kommt es darauf an, einen Sachverhalt nach allgemeinen Erfahrungen und eigenem beruflichen Erfahrungswissen unter dem Blickwinkel seiner Ungewöhnlichkeit und Auffälligkeit im jeweiligen geschäftlichen Kontext zu würdigen.“ (§10 Abs. 3 Nr. 3 GwG)

Die Verdachtsmeldung muss elektronisch über das Portal „goAML“ der Financial Intelligence Unit (FIU) erfolgen. Der Vertragspartner und sonstige Dritte dürfen nicht über den Verdacht und eine etwaige Verdachtsmeldung informiert werden.

4. Was mache ich, wenn mein Vertragspartner ein erhöhtes Risiko aufweist?

Hat sich bei der Identifizierung und Überprüfung des Vertragspartners herausgestellt, dass einer dieser vier Fälle zutrifft, müssen zusätzlich zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten verstärkte Sorgfaltspflichten durchgeführt werden.

  • hohes Risiko aufgrund von vorhandenen Risikofaktoren wie z. B. in Anlage 2 zum GwG beschrieben
  • PEP-Status des Vertragspartners
  • Niederlassung in einem Drittstaat mit hohem Risiko
  • Auffällige Transaktion

Die verstärkten Sorgfaltspflichten beinhalten folgende Maßnahmen:

  • Mitglied der Führungsebene muss Begründung oder Fortführung der Geschäftsbeziehung zustimmen
  • Herkunft der Vermögenswerte mit angemessenen Maßnahmen bestimmen (verstärkte Nachfragen, verstärktes Anfordern von Unterlagen)
  • Verstärkte kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung

5. Rechtliche Grundlagen

Die Änderungen im Geldwäschegesetz (GwG) sind am 26. Juni 2017 in Kraft getreten. Sie folgen einer EU Richtlinie, die bereits im Mai 2015 beschlossen wurde. Am 30. Mai 2018 wurde eine Aktualisierung dieser Richtlinie im EU-Parlament verabschiedet, was bedeutet, dass der deutsche Gesetzgeber nun bis Januar 2020 Zeit hat, die dort verankerten Änderungen in das bestehende Geldwäschegesetz einzuarbeiten.

Mit dieser 5. Aktualisierung gehen weitere Verschärfungen des Gesetzes einher. Dann werden Kunstgalerien und Auktionshäuser nicht mehr nur im Sammelbecken der Güterhändler geführt, sondern explizit als Verpflichtete gelistet. Noch weitreichendere Konsequenzen dürfte jedoch haben, dass der Schwellenwert von EUR 10.000 pro Transaktion sich nicht mehr nur auf Barzahlungen bezieht.

Bei Verstößen gegen die Pflichten nach dem Geldwäschegesetz drohen hohe Geldbußen bis zu EUR 1 Mio. oder dem Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils.

Um für die Zukunft gewappnet zu sein, sollten betroffene Kunsthändler schon jetzt entsprechende risikoangemessene Maßnahmen zur Geldwäscheprävention ergreifen. Ein erster Schritt ist es, seinen Kunden besser kennenzulernen  Denn wer weiß, mit wem er Geschäfte macht, hat schon eine zentrale Verpflichtung erfüllt. Ob dies mit Excel, einer speziellen Datenbank oder ganz klassisch auf Papier geschieht, kann jeder für sich entscheiden. Wir prüfen gern mit Ihnen gemeinsam, ob und wie Sie den Pflichten aus dem Geldwäschegesetz begegnen müssen.

 


Wir bedanken uns bei unserem Kooperationspartner HPTP für diesen Gastbeitrag.

Ihr Ansprechpartner im Bereich Kunst- und Kreativwirtschaft bei HPTP ist Sebastian Hinkel.   


Sebastian Hinkel

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Partner

+49 30 85 00 91 0
s.hinkel@hptp.de
www.hptp.de

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DSGVO-Guide für Galerien

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) ist seit dem 25.05.2018 in Kraft, trotzdem herrscht in vielen Bereichen weiterhin Unsicherheit darüber, was im Umgang mit personenbezogenen Daten noch erlaubt ist und was nicht und welche konkreten Schritte überhaupt unternommen werden müssen. Davon ist auch der Kunstmarkt betroffen.
Mit unserem DSGVO-Guide für Galerien möchten wir Ihnen helfen und die wichtigsten Punkte aufzeigen, die Sie im Rahmen der DSGVO beachten und umsetzen sollten.

Inhalt:

1 Betrifft mich die DSGVO überhaupt?

2 Darf ich personenbezogene Daten verarbeiten?

3 Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: was muss dort drin stehen?

4 Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und ARTBUTLER

5 Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung – was ist das und wozu brauche ich das?

6 Was passiert, wenn jemand Auskunft über seine Daten anfordert?

7 Datenschutz auf Ihrer Webseite – das müssen Sie tun

7 a Schritt 1: die Datenschutzerklärung

7 b Schritt 2: das Impressum

7 c Schritt 3: der Newsletter

8 Checkliste DSGVO

Betrifft mich die DSGVO überhaupt?

Diese Frage kann mit einem ganz klaren „Ja“ beantwortet werden. Alle UnternehmerInnen, GaleristInnen oder Webseiten-BetreiberInnen in der EU oder mit Geschäftsbeziehungen in der EU, die personenbezogene Daten erheben, sind von der Datenschutzgrundverordnung betroffen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen und so Rückschlüsse auf deren Persönlichkeit erlauben (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Das können die Namen Ihrer KundInnen sein, die sich über die neuesten Werke Ihrer KünstlerInnen informieren, oder die BesucherInnen Ihrer Website, die sich mit ihrer E-Mail-Adresse für Ihren Newsletter eintragen.

Immer wenn Sie Ihren Kontakten also Newsletter schicken, Sie eine Kundendatei (wie z.B. in ARTBUTLER) führen oder das Nutzerverhalten auf Ihrer Webseite mit Google Analytics analysieren, verarbeiten Sie personenbezogene Daten.

Darf ich personenbezogene Daten verarbeiten?

Hier wird es knifflig mit der DSGVO. Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten nur verarbeitet werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu gehören unter anderem:

  • Sie sonst einen Vertrag nicht erfüllen können (z.B. verkaufte Werke ausliefern)
  • Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung haben (z.B. für den Newsletter-Versand)

Das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten: was muss dort drin stehen?

Nach Art. 30 DSGVO müssen Sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen. Dieses Verzeichnis soll Ihnen als Übersicht und Dokumentation über Ihre bestehenden Vorgänge und Tätigkeiten dienen, bei denen Sie mit personenbezogenen Daten umgehen. Einfach gesagt: wo kommen Sie und Ihr Team mit Daten von realen Personen in Kontakt? Das Verzeichnis ist für Ihren internen Gebrauch bestimmt und muss lediglich auf Anfrage der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde zur Verfügung gestellt werden.

Folgende Infos müssen in das Verzeichnis:

  • Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Person (das ist entweder der oder die GeschäftsführerIn oder ein Datenschutzbeauftragter*)
  • Der Zweck der Verarbeitung – das WARUM
  • Die betroffenen Personengruppen (z.B. KundInnen, MitarbeiterInnen, LieferantInnen, etc.)
  • Die Daten von diesen Personengruppen (Name, Adresse, Telefonnummer, etc.)
  • Wer hat Zugriff auf diese Daten (sowohl intern als auch extern, auch Drittländer!)
  • Wie ist die Übermittlung in ein Drittland abgesichert?
  • Wann werden diese Daten gelöscht (Löschfristen)?
  • Eine Beschreibung der technischen Sicherung der Daten

Das Erstellen dieses Verzeichnisses ist wohl der zeitaufwändigste Punkt bei der Umsetzung der DSGVO. Haben Sie das Verzeichnis aber erst einmal erstellt, können Sie darauf aufbauend alle anderen Aufgaben schneller umsetzen. Es gibt zahlreiche Muster, die Sie nutzen können, um Ihr Verzeichnis zu erstellen.

* Wann Sie einen Datenschutzbeauftragten ernennen müssen, können Sie in diesem Artikel von eRecht24 nachlesen.

Das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten und ARTBUTLER

Nutzen Sie ARTBUTLER CLASSIC, dann sind folgende Informationen für Ihr Verzeichnis wichtig:

  • Wer hat Zugriff auf die Daten?

In ARTBUTLER CLASSIC können Sie Nutzerrollen vergeben, die den Zugriff auf bestimmte Bereiche einschränken. Damit können Sie einzelnen Teammitgliedern den Zugriff auf sensible Daten, wie zum Beispiel Rechnungen, gestatten und anderen nicht. Diese Information geben Sie in Ihrem Verzeichnis an.

Nur Sie und Ihr Team haben Zugriff auf Ihre in ARTBUTLER CLASSIC gespeicherten Daten, da diese auf Ihrem lokalen Server und nicht in einer Cloud gespeichert werden. Damit sind die Daten die Sie in ARTBUTLER CLASSIC speichern DSGVO-konform abgesichert!

Unseren KundInnen bieten wir darüber hinaus auch das Online Werksarchiv ARTBUTLER CLOUD und das sogenannte ARTBUTLER Datenbank Hosting an, bei dem Sie standortunabhängig auf Ihre Datenbank zugreifen können. Zur technischen Bereitstellung dieser Services werden Ihre Daten auf unseren gesicherten Servern gespeichert. Wir haben ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung und Anweisung keinen Zugriff auf diese Daten und sichern unseren Service für Sie zusätzlich mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab.

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung – was ist das und wozu brauche ich das?

Nehmen Sie für bestimmte Aufgaben Hilfe von externen Dienstleistern in Anspruch, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten Ihrer KundInnen verarbeiten, handelt es sich dabei höchstwahrscheinlich um einen Auftragsverarbeiter. In diesem Fall legen Sie als verantwortliche Person Zweck und Mittel der Datenverarbeitung fest und Ihr DienstleisterInn hat keine Entscheidungsgewalt über diese Daten.

Klassische Beispiele für Auftragsverarbeiter sind:

  • Agenturen für Werbemaßnahmen
  • externe Newsletter-Anbieter (z.B. Mailchimp, Rapidmail, Newsletter2Go etc.)
  • Web-Hoster (der technische Anbieter Ihrer Website)
  • Cloud Systeme zur Personal- und Kundenverwaltung
  • Aktenvernichtung, Vernichtung von Datenträgern

Mit diesen Dienstleistern sollten Sie einen Vertrag abschließen, der Zweck und Mittel der Datenverarbeitung regelt. Haben Sie schon Ihr Verfahrensverzeichnis erstellt, erkennen Sie schnell, mit wem Sie so einen Vertrag abschließen müssen. Wann ein Dienstleister kein Auftragsverarbeiter ist, können Sie hier nachlesen.

Mit der DSGVO gibt es auch eine neue Regelung für Auftragsverarbeiter in Drittländern, also Staaten außerhalb der EU. Eine Datenübermittlung nach Art. 44 DSGVO in diese Länder ist danach nicht uneingeschränkt möglich und muss spezielle Voraussetzungen erfüllen.

Was passiert, wenn jemand Auskunft über seine Daten anfordert?

Eine der zentralen Erweiterungen, die mit der DSGVO in Kraft getreten ist, ist das Auskunftsrechts der betroffenen Personen (Art. 15 DSGVO). Ihre KundInnen haben danach das Recht auf Auskunft über die Daten, die Sie über sie gespeichert haben und über darüber hinausgehende Informationen zu deren Verarbeitung.

Bekommen Sie so eine Anfrage, müssen sie innerhalb eines Monats diese Informationen bereitstellen. Darum empfiehlt es sich geeignete Maßnahmen zu treffen, um diese Auskünfte schnell zur Verfügung stellen zu können.

Unseren ARTBUTLER CLASSIC KundInnen steht dafür im Support-Bereich eine Exportvorlage zur Verfügung, mit der Sie alle Informationen, die Sie über einen Kontakt in ARTBUTLER gespeichert haben, einfach als Antwortschreiben exportieren können. Daten, die Sie außerhalb von ARTBUTLER speichern müssen Sie nur noch in diesem Dokument ergänzen und können Auskunftsanfragen somit schnell beantworten.

Datenschutz auf Ihrer Webseite – das ist zu tun

Schritt 1: die Datenschutzerklärung

Ihre Galeriewebseite ist eine der ersten Anlaufstellen für potenzielle KundInnen und SammlerInnen. Gleichzeitig ist Ihre Website aber auch eine leicht zugängliche Quelle für Abmahnungen. Darum sollte der erste Schritt sein, Ihre Datenschutzerklärung und die Hinweise zur Datenverarbeitung für Ihre Website zu aktualisieren. Wichtigste Neuerungen dabei sind die Informationen zu den Betroffenenrechten:

Auch Infos über die Prozesse der Datenerhebung und -verarbeitung, also an welchen Stellen auf Ihrer Webseite Daten erhoben werden, gehören in die Datenschutzerklärung: Das kann zum Beispiel ein Kontaktformular sein oder die Newsletter-Anmeldung. Aber auch die Verwendung von Cookies und die Analyse des Nutzungsverhaltens auf Ihrer Website (z.B. mit Google Analytics oder Matomo/Piwik) müssen aufgeführt werden. Ihre Datenschutzerklärung können Sie anwaltlich erstellen lassen, oder Sie nutzen dafür einen Datenschutz-Generator.

Schritt 2: das Impressum

Ein weiterer häufiger Abmahngrund ist das Fehlen eines Impressums auf der Website. Sollten Sie also noch keines haben, dann ist jetzt der Zeitpunkt eines anzulegen. Sowohl das Impressum als auch die Datenschutzerklärung müssen von jeder Seite Ihrer Website aus erreichbar sein. Daher empfehlen wir wenn möglich, beide Seiten in der Fußzeile zu verlinken.

Bei unseren ARTBUTLER CLOUD Websites sind diese beiden Seiten für Sie bereits bereitgestellt. Sie müssen also nur noch Ihre Informationen eintragen!

Schritt 3: der Newsletter

Mit der DSGVO sind die Vorgaben an einen rechtskonformen Versand eines Newsletters gestiegen. Wenn Sie Newsletter an Ihre Kontakte schicken wollen und dafür die E-Mail Adressen und ggf. weitere personenbezogene Daten wie den Namen verwenden und speichern, brauchen Sie vorher die Einwilligung Ihrer potenziellen Newsletter-EmpfängerInnen (Art. 6 DSGVO). Neben der Erwähnung des Newsletter-Versands in Ihrer Datenschutzerklärung müssen Sie nach Art. 13 DSGVO Ihre Webseiten-BesucherInnen zusätzlich vor der Anmeldung zum Newsletter über die geplante Verarbeitung der Daten (E-Mail Adresse, Name, etc.) aufklären. Das lösen Sie am besten mit Hilfe einer Checkbox bei Ihrer Newsletter-Anmeldung, mit der Sie sich die Kenntnisnahme der Art der Datenverarbeitung bestätigen lassen. Diese Checkbox darf nicht vorausgewählt sein!

Ihre EmpfängerInnen müssen also vor dem Erhalt eines Newsletters ausdrücklich dem Erhalt zustimmen!

Darum bieten alle Newsletter-Anbieter das sogenannte Double-Opt-In an, bei dem eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an Ihre EmpfängerInnen verschickt wird, nachdem diese sich eingetragen haben. Erst wenn sie zur Bestätigung der Anmeldung auf diesen Link geklickt haben, ist die Einwilligung DSGVO konform. Die Einwilligungen werden in Ihrer Verteilerliste mit Datum und Zeitstempel und nur im Newsletter-Programm gespeichert (Privacy by Design). Dokumentierte Einwilligungen müssen auf Anfrage, z.B. der EmpfängerInnen selbst oder der zuständigen Aufsichtsbehörde, vorgelegt werden können.

Nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO müssen Ihre Kontakte auch immer die Möglichkeit haben, sich vom Newsletter abzumelden (Widerrufsrecht). Das funktioniert am besten über einen Abmelde-Link direkt im Newsletter.

Die gute Nachricht ist: Ihren KundInnen dürfen Sie auch ohne vorherige Einwilligung weiterhin Newsletter schicken. Auch bereits erteilte Einwilligungen, wenn sie dokumentiert sind, verlieren keine Gültigkeit. Bedenken Sie nur, dass „Nicht-auf-eine-E-Mail-reagieren“ schwer als gültiger Nachweis der Einwilligung gilt. Sollten Sie unsicher sein, ob Sie alle Einwilligungen richtig dokumentiert haben, könnte eine wiederholte Einwilligung in Ihren Newsletter-Versand sinnvoll sein.

Checkbox

Abschließend haben wir hier noch einmal die wichtigsten Punkte in einer Checkliste für Sie zusammengestellt:

  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen
  • Verträge zur Auftragsverarbeitung abschließen
  • Verfahren zur Bearbeitung von Auskunftsanfragen einrichten
  • Website: Datenschutzerklärung und Impressum erstellen
  • Newsletter-Versand: Einwilligungen einholen & alte Einwilligungen prüfen und ggf. neu einholen

 

 

Alle Regelungen der DSGVO umzusetzen braucht Zeit und die vielen Vorgaben können auf den ersten Blick überwältigend wirken. Wir hoffen Ihnen mit unserem DSGVO-Guide ein wenig helfen und Ihnen die Angst davor nehmen zu können.

Das Thema Datenschutz nehmen wir von ARTBUTLER sehr ernst und auch unsere KundInnen wissen, dass die Sicherheit Ihrer Daten für uns oberste Priorität hat. Unsere Produkte können aus diesem Grund alle bedenkenlos und DSGVO-konform eingesetzt werden:

  • Einwilligungen Protokollieren
  • Auskunftsmanagement
  • Löschanfragen bearbeiten
  • Nutzerrechte einschränken um sensible Kundendaten zu schützen
  • ARTBUTLER CLASSIC: volle Datenkontrolle ohne Weitergabe an Dritte
  • DSGVO-konforme Newslettereinbindung für Websites
  • Sicherer Umgang mit Ihren Daten bei ARTBUTLER Hosting, CLOUD und Websites

Haben Sie noch Fragen zum Thema Datenschutz und ARTBUTLER? Wir beantworten Ihre Fragen gerne. Schicken Sie uns dafür einfach eine Nachricht oder rufen uns an!

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An diesen 5 Punkten erkennen Sie veraltete Websites.

Ihre Website gehört zu Ihren wichtigsten Verkaufskanälen, denn hier können sich Ihre Sammler und Interessenten 24 Stunden am Tag über Ihre Kunst informieren. Die technischen Möglichkeiten von Websites verändern sich rasant und mit ihnen auch die Ansprüche der Nutzer. Auch Ihre Zielgruppe ist da keine Ausnahme! Der Kunstmarkt entwickelt sich immer schneller und die Digitalisierung ist hier längst angekommen. Sammler jetten von Messe zu Messe, sehen sich unterwegs Galeriewebsites auf dem Smartphone an und kaufen Kunst immer öfter online.

Wenn Sie in Zukunft weiter erfolgreich Kunst verkaufen wollen, muss auch Ihre Website als digitales Aushängeschild Ihrer Galerie diese Erwartungen erfüllen. Ein technisch und inhaltlich veralteter Online-Auftritt kann sonst in weniger Anfragen und Interessenten für Ihre Kunst resultieren. An welchen 5 Punkten Sie erkennen, ob Ihre Galerie- oder Künstlerwebsite noch zeitgemäß ist, zeigen wir Ihnen jetzt.

 

1.  Design und Typografie wie aus den 1990er-Jahren

Grelle Hintergundfarben, altmodische Schriftarten und zu kleine und damit schlecht lesbare Schrift sind ein Zeichen dafür, dass Ihre Website nicht mehr zeitgemäß ist. Wenn das der Fall ist, wird es jetzt Zeit für ein neues und modernes Design. Beim Websitedesign gilt: weniger ist mehr. Besonders für Galerie- und Künstlerwebsites ist dieser Grundsatz wichtig, denn hier sollte Ihre Kunst im Mittelpunkt stehen – nicht Hintergundfarben oder Schriftart, die zuletzt in den 1990er-Jahren modern waren. Warum? Das Layout und Design Ihrer Seite sollte zwar Ihren Stil wiederspiegeln, aber vor allem die Darstellung Ihrer Kunst unterstützen. Moderne Galerie- und Künstlerwebsites zeichnen sich durch Klarheit und Übersichtlichkeit aus und lenken die Aufmerksamkeit der Besucher auf die Kunstwerke. Das Menü und die Navigation müssen intuitiv zu verstehen sein.

 

2. Keine aktuellen Inhalte

Veraltete Websiteinformationen

Sehen Ihre Websitebesucher als erste Info auf Ihrer Website eine Ausstellung, die schon Jahre zurückliegt oder ein Website-Copyright von 2001, sind sie weg. Warum? Ein potenzieller Kunde bekommt dadurch den Eindruck, dass Ihre Galerie geschlossen ist. Veraltete Informationen wirken auf Websitebesucher nicht vertrauenswürdig – diese Leute haben Sie für immer verloren! Sorgen Sie immer dafür, dass die Infos auf Ihrer Website über Ihre Künstler, Veranstaltungen, Messen, Presseinformationen etc. aktuell sind. Das sind die Dinge, die Ihr Publikum interessiert! Verlieren Sie keine Sammler durch veraltete Inhalte.

 

3. Nicht für Smartphones optimiert

Fehlendes Responsive Design

Ein Sammler, der unterwegs auf dem iPhone die Adresse Ihrer Galerie sucht und erst zoomen muss, um diese oder Ihre Telefonnummer zu sehen, verlässt Ihre Seite und kommt so schnell nicht wieder. Der Kunstmarkt ist längst in der Digitalisierung angekommen. Ihre Sammler sind ständig auf Reise und dementsprechend mobil unterwegs. Internetnutzer erwarten heute, dass sie mit Ihrem Smartphone jederzeit auf Ihre Website zugreifen können, diese Seite auch auf Ihrem iPhone gut aussieht und die Inhalte für die jeweilige Bildschörmgröße richtig skaliert werden. Wer erst reinzoomen muss, um Ihre Adresse oder Telefonnummer zu sehen, verlässt Ihre Seite und kommt so schnell nicht wieder. Galerie- und Künstlerwebsites, die mobil optimiert sind, erhalten bis zu 12% mehr Websitebesucher! Ein weiterer Vorteil, wenn Ihre Website responsive ist: Google belohnt Sie in seinen Suchergebnissen mit einer besseren Platzierung!

 

 4. (Flash) Animationen

Flash Fehlermeldung

Überall blinkt und scrollt es und einzelne Elemente Ihrer Website bewegen sich… Damit vergraulen Sie heutzutage Ihre Websitebesucher, denn durch die allgegenwärtige Werbung reagieren Internetnutzer inzwischen allergisch auf sich bewegende Elemente. Das gleiche gilt für das früher sehr beliebte Flash. Moderne Browser und vor allem Smartphones unterstützen Flash nicht mehr. Haben Sie noch eine auf Flash basierende Galerie- oder Künstlerwebsite, bekommen Ihre potenziellen Sammler heute nur noch eine Fehlermeldng zu sehen. Nicht ideal! Sind Sie unsicher, ob Ihre Website Flash verwendet? Das können Sie hier fix überprüfen.

 

 5. Lange Ladezeiten

Es lädt und lädt aber Ihre Website wird auch nach gefühlt 5 Minuten noch nicht richtig angezeigt? Dann wird es Zeit für eine Optimierung! Unsere Gesellschaft ist schnelllebig geworden. Nicht mehr als 3 Sekunden. So lange sind moderne Internetnutzer bereit, auf das Laden einer Website zu warten. Nach 4 Sekunden springen bereits 30% der User ab. Bei allem was länger als 5 Sekunden dauert, verlieren Sie sogar schon 60%! Die Ladezeit Ihrer Website zu verbessern, ist nicht schwer! Verzichten Sie auf Flash-Elemente, die nur unnötig viel Rechenleistung und damit Batterie verbrauchen und laden Sie komprimierte Bilddateien hoch. Mehr als 200-300 kB sollte kein Bild auf Ihrer Website haben, wenn Sie eine schnelle Ladezeit wollen.

Achtung: Verwechseln Sie die Dateigröße (200KB) nicht mit der Bildgröße (in Pixeln angegeben). Damit Besucher trotzdem noch schöne Bilder sehen, bei denen auch ein Zoom gut aussieht, sollten die Bilder nicht kleiner als 1000 x 2000 px sein. In unserem Blogartikel zu Websitefotos erfahren Sie mehr darüber.

 

 

Eine moderne und professionelle Website kann Ihr bester Verkäufer werden. Dafür sind nur ein paar Optimierungen notwendig! Sind Sie mit Hilfe unserer Checkliste zu der Erkenntnis gekommen, dass Ihre aktuelle Website nicht mehr zeitgemäß ist und wissen nicht, was Sie jetzt tun sollen?

Kein Grund zur Panik. Eine veraltete Website ist besser als gar keine Website, aber Sie lassen sich dadurch wertvolles Sammler-Potential entgehen. Das muss nicht sein! Starten Sie jetzt mit einer neuen und wunderschönen Website von ARTBUTLER ins Jahr 2018.

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10 Tipps für die Inventarverwaltung Ihrer Kunst

Sie überlegen gerade, ob Sie die Verwaltung und Dokumentation Ihrer Kunstwerke, Sammlung oder Ihrem Nachlass professionell angehen sollen? Wenn man sich mit der professionellen Kunstverwaltung beschäftigt, können viele Fragen aufkommen. Besonders dann, wenn Sie sich vorher mit dieser Thematik noch wenig beschäftigt haben. Vielleicht Fragen Sie sich, welche Informationen man überhaupt erfassen muss, was eine Inventarsoftware alles können muss oder wieso es einen Unterschied zwischen Lagerort und Standort Ihrer Werke gibt?

In unserem Glossar zum Thema Inventarverwaltung von Kunst erklären wir Ihnen kurz und verständlich die wichtigsten Begriffe zur Dokumentation Ihrer Kunstwerke und zeigen Ihnen, welche grundlegenden Informationen eine Datenbanksoftware wie ARTBUTLER CLASSIC erfassen können sollte.

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Mehr Kunst mit Ihrer Website verkaufen – die Macht von Fotos beim Kunstverkauf

Stellen Sie sich vor, Sie könnten jederzeit, 24 Stunden am Tag Kunst verkaufen. Ihre Besucher erkennen jedes Detail, bekommen eine Vorstellung der Werkdimensionen und ausreichende Informationen zu Werken und Künstlern – und Sie selbst müssen nicht einmal anwesend sein. Das geht! Mit Ihrer Galerie- oder Künstlerwebsite – Ihrem Online-Showroom der 24 Stunden geöffnet hat. 365 Tage im Jahr.

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