Wenn die Sammlung der Tabelle entwächst: Excel oder Kunstverwaltungssoftware?
Eine aktuelle Werkliste für die Versicherung. Die Provenienz eines Gemäldes für eine Leihanfrage. Ein neuer Standort nach dem Umhängen. Und wo war noch einmal das Zertifikat?
Eine Sammlung wächst nicht nur mit der Zahl ihrer Werke. Mit jedem Werk wachsen auch die Informationen darum: Bilder, Rechnungen, Zustandsberichte, Bewertungen, Standorte, Leihgaben und Korrespondenzen.
Excel ist dabei für viele Sammlungen ein sinnvoller Ausgangspunkt. Eine gut gepflegte Tabelle kann lange funktionieren.
Excel dokumentiert Ihre Sammlung. ARTBUTLER hilft Ihnen, mit ihr zu arbeiten.
In Excel müssen Sie die passende Tabellen- und Ablagestruktur dafür selbst entwickeln. ARTBUTLER bringt sie für die Kunstverwaltung bereits mit.
Deshalb entscheidet nicht allein die Größe einer Sammlung darüber, wann Excel an seine Grenzen kommt. Entscheidend ist, was mit den Daten geschehen soll.
Eine Sammlung besteht nicht nur aus Werken
Ein neuer Ankauf lässt sich schnell in eine Tabelle eintragen: Künstler*in, Titel, Jahr, Technik, Maße, Kaufpreis. Vielleicht kommen Standort und Inventarnummer hinzu.
Doch ein Kunstwerk hat ein Leben außerhalb seiner Tabellenzeile.
Zu ihm gehören Abbildungen, Rechnungen und Zertifikate. Seine Provenienz wird ergänzt, sein Zustand dokumentiert, sein Wert neu eingeschätzt. Heute hängt es im Wohnzimmer, morgen im Büro, später vielleicht in einer Ausstellung.
Je länger eine Sammlung besteht, desto stärker hängen diese Informationen miteinander zusammen. Aus einer Werkliste wird ein Geflecht.
„Können Sie uns bitte eine aktuelle Liste schicken?“
Eine unspektakuläre Frage kann erstaunlich viel Arbeit auslösen.
Die Versicherung benötigt aktuelle Werte. Ein Museum fragt mehrere Werke für eine Ausstellung an. Für eine Präsentation soll eine Auswahl zusammengestellt werden.
Sind Werkdaten, Bilder und Dokumente auf Tabellen, Ordner und verschiedene Dateien verteilt, beginnt die Suche: Welche Liste ist aktuell? Wo liegt die hochauflösende Abbildung? Wurde der neue Versicherungswert schon eingetragen? Welche Version wurde zuletzt verschickt?
In ARTBUTLER sind Werkdaten, Bilder und Dokumente miteinander verknüpft. Listen und Übersichten entstehen aus dem aktuellen Datenbestand.
Der eigentliche Vorteil liegt nicht darin, schöner zu sortieren. Informationen müssen nicht für jeden neuen Anlass erneut zusammengesucht werden.
Wo ist eigentlich das Werk?
Bei einer privaten Sammlung kann diese Frage mehrere Wohnorte, ein Büro und ein Depot betreffen. Bei Unternehmenssammlungen kommen Niederlassungen, Etagen und Räume hinzu. Institutionelle Sammlungen verwalten zusätzlich Ausstellungen und Leihgaben.
Eine Tabelle kann einen Standort festhalten. Schwieriger wird es, sobald Werke regelmäßig ihren Ort wechseln oder mehrere Menschen mit denselben Informationen arbeiten.
Dann geht es nicht mehr nur darum, Daten abzulegen. Man möchte sie gezielt nutzen: alle Arbeiten einer bestimmten Künstlerin finden, Werke aus einem Zeitraum auswählen oder eine Gruppe für ein konkretes Vorhaben zusammenstellen.
Eine Kunstverwaltungssoftware bildet solche Zusammenhänge von Anfang an mit ab. ARTBUTLER bündelt die Informationen an einem Ort und macht sie über Suche und Filter zugänglich.
Das klingt zunächst nach Datenpflege. Im Alltag geht es um etwas anderes: weniger suchen, mehr mit der Sammlung arbeiten.
Einmal erfassen, öfter nutzen
Werkdaten liegen selten nur im Archiv. Sie werden gebraucht.
Für Versicherungen, Leihgaben und Ausstellungen. Für Präsentationen, den Austausch mit Expert*innen oder die eigene Website.
In Excel müssen dafür oft neue Dateien erstellt, Daten kopiert und Informationen neu formatiert werden. So entstehen schnell mehrere Versionen desselben Bestands.
ARTBUTLER nutzt die gepflegten Werkdaten dagegen als gemeinsame Grundlage. Daraus lassen sich Listen und PDFs erstellen, Werke digital teilen oder präsentieren. Wer eine ARTBUTLER-Website nutzt, kann ausgewählte Werke direkt aus der Datenbank veröffentlichen.
Eine Information bleibt an einer Stelle aktuell und lässt sich an vielen Stellen nutzen.
Typische Aufgaben im Vergleich: Excel vs Artbutler
| Bilder & Dokumente verwalten | Abbildungen, Rechnungen oder Zertifikate liegen häufig separat und müssen dem richtigen Werk manuell zugeordnet werden. | Bilder, Rechnungen, Zertifikate und weitere Dokumente sind direkt mit dem jeweiligen Werk verknüpft. |
| Listen erstellen | Daten müssen ausgewählt, zusammengestellt und für den jeweiligen Zweck formatiert werden. | Werk-, Versicherungs- und andere Listen entstehen mit wenigen Klicks direkt aus den aktuellen Daten – im gewünschten Format. |
| Werke finden | Wie schnell Informationen auffindbar sind, hängt von der eigenen Tabellen- und Ablagestruktur ab. | Werke lassen sich nach verschiedenen Angaben suchen und filtern. |
| Standorte verwalten | Standortänderungen müssen manuell eingetragen und nachvollzogen werden. | Aktuelle Standorte und Änderungen lassen sich zentral bei einem oder mehreren Werken dokumentieren. |
| Daten weiterverwenden | Für Präsentationen, Anfragen oder die Website entstehen häufig zusätzliche Dateien und Arbeitsschritte. | Gepflegte Werkdaten können für Listen, digitales Teilen, Präsentationen und Ihre Website. |
| Mit mehreren Personen arbeiten | Durch unterschiedliche Dateiversionen können schnell Unstimmigkeiten entstehen, die abgeglichen werden müssen. | Alle arbeiten mit dem gleichen aktuellen Stand – ohne verschiedene Dateiversionen. |
Wann wird aus einer Werkliste Sammlungsmanagement?
Wer sein eigenes System aufgebaut hat, kennt meist jede Spalte und jede Besonderheit. Die wichtigere Frage lautet deshalb nicht: Wie viele Werke besitzt die Sammlung?
Sondern:
· Wie oft müssen Informationen zusammengesucht werden?
· Entstehen für Versicherungen, Leihgaben oder Präsentationen immer wieder neue Dateien?
· Werden dieselben Daten an mehreren Stellen gepflegt?
· Arbeiten mehrere Menschen mit dem Bestand?
· Soll die Sammlung nicht nur dokumentiert, sondern auch gezeigt und geteilt werden?
Wenn diese Anforderungen wachsen, verändert sich die Aufgabe. Aus einer Werkliste wird Sammlungsmanagement.
Bei Excel müssen Nutzer*innen selbst entscheiden, wie sie ihr System aufbauen: Welche Informationen gehören zusammen? Wo liegen Dokumente? Und wie lassen sie sich später wiederfinden?
ARTBUTLER bringt diese kunstspezifische Struktur bereits mit.
Und die bestehende Excel-Tabelle?
Wer eine Sammlung über Jahre aufgebaut hat, möchte nicht von vorn beginnen.
Das ist in der Regel auch nicht nötig. Bestehende Daten können in vielen Fällen in ARTBUTLER übernommen werden. Welche Form der Migration sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Bestand ab; das ARTBUTLER-Team unterstützt beim Umstieg.
Die bisherige Arbeit geht damit nicht verloren. Sie bekommt eine Struktur, die mit neuen Anforderungen weiterwachsen kann.
Vielleicht ist deshalb nicht der Moment entscheidend, in dem eine Excel-Datei endgültig unübersichtlich wird.
Sondern der Moment, in dem eine Sammlung mit ihren Daten mehr machen möchte, als sie nur aufzubewahren.
Eine gute Sammlungsverwaltung wächst mit der Sammlung
Kunst zu sammeln bedeutet auch, Verantwortung für Informationen zu übernehmen: für Herkunft und Geschichte, für Dokumente und Werte, für Standorte und Veränderungen.
Manchmal wird dieses Wissen über Generationen wichtig, etwa wenn eine private Sammlung weitergegeben wird. Manchmal arbeiten mehrere Menschen gleichzeitig mit denselben Daten, wie in einer Unternehmenssammlung. Institutionelle Sammlungen wiederum müssen Dokumentation, Forschung und Leihverkehr dauerhaft organisieren.
Die passende Software sollte diese Arbeit nicht komplizierter machen. Sie sollte dafür sorgen, dass Informationen dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.
Sie verwalten Ihre Sammlung bisher mit Excel und fragen sich, ob ARTBUTLER für Sie sinnvoll ist?
Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie Ihre bestehende Sammlung in ARTBUTLER weiterführen können – und welche Möglichkeiten sich daraus für Ihre tägliche Arbeit ergeben.
Und auch wenn Sie Künstler*in sind, einen Nachlass verwalten oder als Galerist*in arbeiten, stellen sich viele dieser Fragen in ähnlicher Form. ARTBUTLER ist auch für diese Arbeitsbereiche entwickelt.