Die Kunst des Sammelns

Auf Veranstaltungen oder Kunstmessen wird sich nur selten über Software für die eigene Sammlung ausgetauscht und wenn ja, schwankt es meist zwischen klassischen Warenwirtschaftsprogrammen, die nicht auf Kunst zugeschnitten sind, Eigenentwicklungen der hauseigenen IT und „ja müssten wir uns mal drum kümmern“. Dazu Zweifel, ob die eigene Sammlung nicht viel zu klein ist, um sie digital zu verwalten. - Immer wieder sind Sammler*innen erstaunt zu hören, dass es auch eine Softwarelösung speziell zur Verwaltung von Sammlungen gibt und diese zahlreiche Vorteile gegenüber obigen Ansätzen mit sich bringt.
Das gab uns den Anlass, im Frühjahr 2021 eine umfangreiche Sammler*innen-Umfrage zu starten, um herauszufinden, was für Sammler*innen besonders wichtig ist und welche Aufgaben mit einer Software überhaupt idealerweise erledigt werden sollen.
 

Ab wann braucht eine Sammlung eine Software? 

„Es hängt nicht immer von der Größe ab, ob man eine Software braucht. Entscheidend ist, wie viel Bewegung sie haben, wenn zum Beispiel regelmäßig angekauft, viel verliehen oder getauscht wird," erklärte uns unsere Kundin, Frau Dr. Otto aus Ihrer langjährigen Erfahrung als Sammlungskoordinatorin in Berlin."Ich empfehle schon kleinen Sammlungen mit einer guten Software zu arbeiten! Man weiß nicht wie es sich entwickelt und es ist auch eine Frage der Wertschätzung, wenn man Kunst sammelt. Dazu gehört eben auch die Verantwortung für die Werte, sowie Liebe und Zuneigung das alles zu beaufsichtigen.“
 

Was erwarten SammlerInnen von einer Inventarisierungssoftware? 

Überblick gewinnen oder behalten

Wo anfangs die wichtigsten Daten in einer schlichten Tabelle geführt wurden, entsteht über die Zeit zu jedem Werk ein komplexes Netz aus Informationen. Zur Provenienz, der Wertveränderung, dem Lagerort und diversen Ausstellungen, es liegen wichtige Dokumente und Zertifikate vor, es gibt zahlreiche Werkabbildungen und vielleicht auch Presseberichte. Immer wichtiger wird es, über all die Daten den Überblick zu behalten. 
Fazit: Das Wichtigste für Sammlungen ist eine Verwaltung der vielen Daten, die digital vorliegen, an zentraler Stelle und leicht auffindbar.
 

Mitwachsen und von Digitalisierung profitieren

Eine Sammlung ist kein statisches Konvolut, sondern etwas dynamisches: Es werden neue Kunstwerke erworben, Werke werden entliehen und wieder veräußert. Die Sammlung verändert sich, sie wächst, es kristallisieren sich Schwerpunkte heraus. Vielleicht wird sie eines Tages sogar Gegenstand wissenschaftlicher Arbeit oder als Nachlass Bestand einer Institution.

„Wer viel Bewegung in der Sammlung hat, braucht eine gute Struktur", ergänzte Frau Dr. Otto. "Die Lagerverwaltung, Restauratoren, Versicherungen ... Alle brauchen immer Listen. Heutzutage muss man die vielen Verlinkungen festhalten und Suchen können. Das geht nur noch digital.“

Gerade das letzte Jahr hat uns deutlich gezeigt, dass es immer selbstverständlicher wird, Kunstwerke und Ausstellungen auch online zu entdecken, kennenzulernen und auch zu erwerben. Im direkten Kontakt mit Galerien, Auktionshäusern, Museen und Künstler*innen, die ebenfalls mit digitalen Lösungen arbeiten, erleichtert eine schnelle digitale Kommunikation auf beiden Seiten den reibungslosen und professionellen Austausch. Nicht zuletzt Werkdaten und professionelle Fotos können schnell übernommen und zur Dokumentation der neuen Schätze genutzt werden.
 

Sichere Datenablage

In puncto Speicherort und Datensicherung gingen die Meinungen unserer Befragten allerdings stark auseinander. Die einen bevorzugen die Cloud-Lösung, um ihre Daten auf professionellen Servern gesichert zu wissen und dazu Werke und wichtige Informationen von überall abrufen zu können. Die anderen legen großen Wert auf eine lokale Datenhaltung lediglich auf dem eigenen Rechner oder Server für die völlige Kontrolle über die sensiblen Daten. 

Mit Artbutler haben Sie hier recht einzigartig beide Möglichkeiten: Eine cloudbasierte Lösung oder eine lokale Variante.
 

Aufgaben rund um die Sammlung vereinfachen

Kauf- und Leihverträge, Echtheitszertifikate und Provenienznachweise speichern, Versicherungs- und Lagerlisten sowie Etiketten erstellen und Standorte ermitteln. Werke zusammen mit Abbildungen nach Bedarf zusammenstellen und ausgeben, ob als PDF für die Versicherung, online in passwortgeschützten Showrooms für den Austausch mit Freund*innen oder Kurator*innen oder auf einer Website für die Außendarstellung der Sammlung. 
An vieles wird besonders in der initialen Aufbauphase einer Sammlung nicht gedacht, zahlreiche Aufgaben entstehen erst im Laufe der Sammlungstätigkeit.

Viele unserer Befragten waren sich in einer Sache einig: Eine Software ist heutzutage für eine Sammlung fast jeder Größe und Dynamik nahezu unerlässlich und spart viel Zeit. Nicht zuletzt, weil eine für diese Aufgaben zugeschnittene Software einem nicht selten schon durch vorhanden Funktionen hilft, sich zukünftig mühsame Recherchen und Aufgaben zu ersparen, an die sonst zunächst gar nicht gedacht wird. 
Diese Statements haben uns besonders gefreut, denn genau darum geht es für uns seit 2002: mit Software basierend auf der Erfahrung unserer Kund*innen mehr Zeit für die Kunst schaffen!

Wenn Sie wissen möchten, wie eine Kunstverwaltungssoftware auch Ihre Sammlung unterstützen kann, sprechen Sie uns einfach an. Wir besprechen gern Ihre Anforderungen und geben Ihnen Einblicke in die Möglichkeiten unserer Artbutler Datenbank-Lösungen.

                                                              Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!